Schneller und effizienter Arbeiten mit Outlook
In der heutigen Arbeitswelt ist der effiziente Umgang mit E-Mails, Terminen und Aufgaben entscheidend für die Produktivität. Microsoft Outlook ist dabei das zentrale Werkzeug, dessen volles Potenzial jedoch oft ungenutzt bleibt. Dieser Kurs zeigt Ihnen, wie Sie durch den gezielten Einsatz von Outlook-Funktionen Ihre tägliche Informationsflut beherrschen, Arbeitsabläufe optimieren und wertvolle Zeit sparen. Lernen Sie, Outlook nicht nur als E-Mail-Programm zu nutzen, sondern als leistungsstarkes Instrument zur Selbstorganisation, mit dem Sie Ihren Arbeitsalltag strukturierter und stressfreier gestalten.
Anlegen und Verwalten von Regeln:
In dieser Trainingseinheit wiederholen und vertiefen wir noch einmal in komprimierter Form die Inhalte unseres Basis-Trainings. Besonderen Schwerpunkt legen wir dabei auf die Erstellung und Verwaltung von Regeln und deren sinnvolle Reihenfolge.
QuickSteps:
Mit QuickSteps als Weiterentwicklung von Regeln können Sie mehrere Aktionen gleichzeitig auf eingegangene Mails anwenden. Sie lernen, vorhandene Vorlagen zu modifizieren bzw. neue QuickSteps zu erstellen.
Effizienter Workflow in Outlook:
Mehr als 5 gelesene Nachrichten im Posteingang sind nicht nur ineffizient, sondern auch gesundheitsschädlich. Lernen Sie die Vorteile eines gut aufgebauten Posteinganges kennen und schätzen.
Nachverfolgung, Wiedervorlage, Kategorisierung:
Von der Kategorisierung über die Nachverfolgung zur perfekten Wiedervorlage mit Aufgaben. Lernen Sie die drei Werkzeuge für eine transparente Priorisierung kennen.
Arbeiten mit Ordnern, Archivierung und Favoriten- und Suchordner:
In der digitale Welt der Aufbewahrung müssen Sie rechtlich nach Ablage und Archivierung unterscheiden. Bei Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahren sind komplex verschachtelte Ordnerstrukturen kontraproduktiv und zeitraubend. Kategorien und Suchordner sorgen für Transparenz in Ablage und Archiv.
Suchfunktionen beherrschen:
Die Suche wurde permanent verbessert. Suchordner und andere gespeicherte Suchen, Suchtools und erweiterte Suche helfen Ihnen, alles in Outlook zu finden, zudem auch noch schneller als in Ordnern zu scrollen.
Rechte vergeben und mehrere Postfächer verwalten:
Überprüfen Sie Ihre Zugriffsrechte (entsprechen diese den aktuellen rechtlichen Vorgaben?)! Bei Bedarf (und nur wenn Sie es wirklich wollen) können Sie aber auch Ihr Postfach oder Teile davon für Ihre Kolleginnen und Kollegen freigeben. Natürlich können auch von diesen Sie die Rechte erhalten, auf deren Postfächer zuzugreifen. Schnell und ohne Probleme können Sie nun im Profil Ihres Kollegen oder Ihrer Kollegin arbeiten.
Tipps und Tricks:
Für Ihre individuellen Fragen, die sich aus Ihrer täglichen Arbeit oder dem Training ergeben, nehmen wir uns sehr gerne Zeit. Tipps und Tricks, damit Sie noch schneller und effizienter arbeiten können, sind uns wichtig.
Dieser Kurs ist für alle Anwender konzipiert, die Microsoft Outlook täglich nutzen und ihre Arbeitsweise optimieren möchten, um Zeit zu sparen und den Überblick über ihre Kommunikation, Termine und Aufgaben zu behalten. Er eignet sich sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Nutzer, die verborgene Potenziale von Outlook entdecken wollen.
Die Teilnehmer sollten über grundlegende Kenntnisse im Umgang mit einem PC und dem Windows-Betriebssystem verfügen. Erste Erfahrungen mit Microsoft Outlook sind von Vorteil.