Effizienter Umgang mit Microsoft Outlook und Microsoft Teams
In der modernen Arbeitswelt sind Microsoft Outlook und Microsoft Teams die zentralen Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit. Eine effiziente Nutzung dieser Programme ist der Schlüssel zu mehr Produktivität, besserer Organisation und reibungsloser Teamarbeit. Oft werden jedoch nur die Grundfunktionen genutzt, während das enorme Potenzial zur Arbeitserleichterung ungenutzt bleibt.
Nach diesem Seminar werden die Teilnehmer in der Lage sein:
- Ihre E-Mail-Flut in Outlook mit intelligenten Regeln und Methoden zu beherrschen
- Den Outlook-Kalender und die Aufgabenverwaltung optimal für ihr Zeitmanagement zu nutzen
- Die Kommunikation in Microsoft Teams zielgerichtet und strukturiert zu gestalten (Chat vs. Kanal)
- Online-Besprechungen in Teams professionell vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten
- Die Synergien zwischen Outlook und Teams zu nutzen, um Medienbrüche zu vermeiden
- Dateien und Wissen im Team zentral und nachvollziehbar zu verwalten
- Ihre persönliche Produktivität durch den gezielten Einsatz beider Programme signifikant zu steigern
Die E-Mail-Flut beherrschen
- Intelligente Automatisierung: E-Mails mit Regeln automatisch sortieren und bearbeiten lassen
- QuickSteps: Eigene Aktionen erstellen, um wiederkehrende Aufgaben mit einem Klick zu erledigen (z.B. "Antworten & Archivieren")
- Effiziente Suche: E-Mails und Informationen in Sekundenschnelle finden (Suchordner und erweiterte Suchfunktionen)
- Clean-Up-Funktionen: Redundante Nachrichten in Konversationen entfernen
- Fokus und Priorisierung: Den Posteingang mit Relevanz nutzen, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen
Professionelle E-Mail-Kommunikation
- Zeitsparende Vorlagen: E-Mail-Vorlagen (Quick-Bausteine) für wiederkehrende Anfragen erstellen
- Zeitversetztes Senden: E-Mails vorbereiten und zu einem optimalen Zeitpunkt automatisch versenden
- @Mentions und Abstimmungsschaltflächen: Aufmerksamkeit gezielt lenken und schnelle Entscheidungen einholen
- Best Practices: Tipps für klare und professionelle E-Mail-Etikette
Zeit- und Aufgabenmanagement mit Outlook
- Der Kalender als Steuerzentrale:
- Effiziente Terminplanung mit dem Terminplanungs-Assistenten
- Kalender freigeben und Besprechungsräume buchen
- Farbkategorien zur Strukturierung des Arbeitstages
Aufgaben im Griff:
- E-Mails per Drag & Drop in Aufgaben umwandeln
- Die Integration von Microsoft To Do nutzen
- Aufgaben delegieren und nachverfolgen
Einstieg und die Philosophie von Teams
- Wann nutze ich was? Die goldene Regel für E-Mail, Chat und Kanalbeiträge
- Aufbau und Struktur von Teams: Teams, Kanäle und Tabs erklärt
- Praxis: Ein Team für ein Projekt anlegen und sinnvoll strukturieren
Kommunikation und Informationsaustausch meistern
- Effektiv im Chat: 1:1- und Gruppenchats richtig nutzen
- Struktur in Kanälen: Unterhaltungen themenbasiert führen, Ankündigungen erstellen
- Benachrichtigungs-Chaos vermeiden: Benachrichtigungen gezielt steuern und den eigenen Status verwalten
- Best Practices: @Mentions, Formatierungsoptionen und das Teilen von Informationen
Effiziente Online-Besprechungen
Vorbereitung: Besprechungen planen, Agenda festlegen und Optionen (Lobby, Rollen) verstehen
Durchführung:
- Bildschirmfreigabe und Präsentationsmodi meistern
- Interaktive Tools nutzen: Whiteboard, Umfragen, Breakout-Räume
- Besprechungen aufzeichnen und transkribieren
Nachbereitung: Aufzeichnungen und Notizen finden und teilen
Teams als zentrale Arbeitsplattform
- Gemeinsame Dateibearbeitung: Dokumente in Echtzeit zusammen bearbeiten, Versionierung verstehen
- Mehr als nur Chat: Nützliche Apps als Registerkarten hinzufügen (Planner, OneNote, Websites)
- Wissensmanagement: Das Wiki zur Dokumentation von Teamwissen nutzen
- Das Zusammenspiel: E-Mails aus Outlook direkt in Teams-Kanäle weiterleiten
Das Beste aus beiden Welten: Outlook & Teams im perfekten Zusammenspiel
- Meetings in Teams planen und die Einladung in Outlook verwalten
- Aufgaben aus Planner/To Do in beiden Anwendungen im Blick behalten
- Status-Synchronisation und Kalender-Integration
- Workflow: Von einer E-Mail in Outlook zu einer Aufgabe in Teams/Planner
Endanwender mit Grundkenntnissen in Outlook und Teams, die ihre täglichen Arbeitsabläufe optimieren möchten.
Sicherer Umgang mit dem PC, grundlegende Kenntnisse in Outlook (E-Mails senden/empfangen) und Teams (Chats starten, an Besprechungen teilnehmen).