Letztes Wochenende wollte ich wissen, wie viele Tage ich im letzten Jahr geschult habe. Da alle Schulungstermine in einem Outlook-Kalender gepflegt sind, liegt es Nahe, die Termine von Outlook nach Excel zu übertragen und dann per Excel auszuwerten. Das geht tatsächlich, ist aber nicht unbedingt intuitiv.
Zuerst müssen Sie Ihren Kalender öffnen und Outlook im Menü Ansicht über den Eintrag "Ansicht ändern" in die Listenansicht umstellen. Anschließend können Sie die Ansicht über das Suchfenster filtern und die Termine, die Sie in Excel übertragen wollen, markieren und kopieren. Im Suchfenster können Sie mehrere mit Leerzeichen getrennte Wörter als einen zusammengehörigen Suchbegriff angeben, indem Sie ihn in Anführungszeichen setzen. Soll Outlook also nicht alle Termine mit Trainer oder alle Termine mit Holger im Titel finden, sondern alle des Trainers Holger, geben Sie an: "Trainer: Holger". Der Text muss dann genau so in der Terminbeschreibung eingegeben sein.
In Excel sollten sie Daten korrekt als Tabelle eingefügt werden. Sie verfügen jetzt mehrere Spalten wie Betreff, Ort, Beginn, Ende usw.
Erstellen Sie jetzt in einer neuen Spalte eine Funktion, die das Start- und Enddatum, die als Text übertragen wurden, in einen Datumswert umwndelt. Dazu benötigen Sie die Funktion Datum(), die Text in ein Datum umwandlet. Datum() hätte das Datum aber gerne im Format (Jahre;Monat;Tag), während Beginn und Ende in der Tabelle im Format "Mo 04.09.2017 09:00" vorliegen. Wir müssen aus dem Text also den Tag, den Monat und das Jahr extrahieren. Das geht mit der Funktion Teil(), die 3 Übergabewerte benötigt - Den Text oder die Zelle, die bearbeitet werden soll, das Startzeichen und die Menge der Zeichen, die augeschnitten werden sollen.Um das Jahr aus dem angegebenen Datumsformat auszuschneiden, brauchen wir die Spalte C, als Startwert 10 und 4 Zeichen:
Teil(C2,10,4)
