Seit Mai 2022 hat Exchange eine neue Funktion erhalten, die sich wunderbar verwenden lässt, um eingehende Newsletter-mails und ähnliches automatisch zu sortieren. Diese Funktion nennt sich Plus-Adressierung, weil man in die eigene Email-Adresse einfach ein + gefolgt von einem selbstgewählten Text erweitern kann, die dann ...
Mehr zum Thema Gruppenrichtlinien finden Sie auch in meinem Buch Gruppenrichtlinien in Windows 10 und Windows Server 2019, das voraussichtlich im Oktober in der Neuauflage erscheint.
Onedrive for Business ist in Office 365 enthalten und wird ein immer spannenderes Werkzeug für die Verwaltung von Benutzerdaten. Mit der aktuellen Version ist es z.B. möglich, die Ordner Bilder, Dokumente und Desktop automatisch in den Onedrive-Ordner zu verschieben. Dadurch können die Benutzerdaten nicht nur geräteübergreifend synchronisiert werden - was ich mit mehreren Rechnern - PC in der Firma, PC zu Hause und Latpop mache und sehr schätze - sondern durch die Versionierung der Sharepoint-Bibliotheken hat man auch gleich ein integriertes Backup, mit dem es möglich ist, alte Daten wiederherzustellen. Darauf weist inzwischen auch der Windows Defender hin, denn durch die Versionierung können Verschlüsselungstrojaner zwar ein Dokument verschlüsseln, aber der Schaden kann einfach durch rückspielen einer alten Version wieder behoben werden.
Die Onedrive-Features können auch durch Gruppenrichtlinien automatisch aktiviert werden, allerdings sind die Onedrive-ADMX Dateien nicht Bestandteil des Office 2016 ADMX-Vorlagen, die man bei Microsoft herunterladen kann. Stattdessen werden die Vorlagen beim Installieren des neuen Onedrive Sync Clients (Onedrive.exe) lokal im Benutzerprofil abgelegt. Achten Sie also darauf, dass Sie, wenn Sie einen neuen Onedrive-Client bereitstellen, immer auch die Vorlagen aktualisieren. Die Dateien liegen unter %LocalAppData%\Onedrive\<Version>\adm. Um es den Administratoren nicht zu leicht zu machen, sind die Dateien allerdings nicht so abgelegt, dass man sie direkt kopieren kann. Stattdessen liegt die englische .adml-Datei direkt im Ordner .adm, die fremdsprachigen .adml-Dateien liegen in teilweise nicht korrekt benannten Ordnern. Bevor Sie die Dateien also in Ihren Policy-Store kopieren, erstellen Sie zuerst einen Ordner en-us im adm-Ordner und kopieren die Onedrive.adml-Datei hinein, und außerdem benennen Sie den Ordner \de um in \de-de. Danach können Sie die Onedrive.admx inklusive der zwei Unterordner \de-de und \en-us in den PolicyStore-Ordner kopieren.
Mehr zu den Einstellungen finden Sie im folgenden Artikel Onedrive for Business Ordner umleiten, manuell und mit Gruppenrichtlinien.
Wenn Sie mit "Fremdapplikationen" wie Multifunkitionsdruckern oder aus einem Skript Mails über die Microsoft-eigenen Office 365 Exchange-Server versenden wollen, haben Sie grundsätzlich drei Möglichkeiten: Den anonymen Mailversand, den Versand über ein authentifiziertes Benutzerkonto oder einen dezidierten Connector. In dieser Beschreibung möchte ich mich auf die ersten zwei, weil vermutlich häufigesten, konzentrieren. Den vollständigen Artikel von Microsoft zur Einrichtung aller drei Methoden inklusive des Connectors finden Sie unter "Links" am Ende des Textes.
Die einfachste Variante, um mails zu verschicken, ist ein Postfach in Office 365 anzulegen, also einen neuen Benutzer. Danach können Sie sowohl interne mails (also innerhalb Ihrer O365-Organisation) als auch externe Mails verschicken. Sie verwenden für den Mailversand den Server smtp.office365.com und müssen eine Anmeldung mit Benutzername und Kennwort des Postfachbenutzers durchführen. Hier ein kleines Beispiel mit Powershell:
$Password = Convertto-Securestring -String 'Passwort' -AsPlainText -Force
$credential = New-Object PSCredential("
Send-MailMessage -SmtpServer smtp.office365.com -Port 587 -UseSsl -Subject 'Ein Fehler ist aufgetreten' -Body 'fehler' -from
Alternativ kann für den Versand auch Port 25 verwendet werden, bevorzugt ist aber Port 587, der für TLS-Verschlüsselung verwendet wird.
Der Nachteil dieser Variante ist, dass Sie ein Postfach und damit eine Benutzerlizenz benötigen. Außerdem ist die Menge der mails, die pro Minute verschickt werden können, auf 30 eingeschränkt. Alternativ können Sie aber auch direkt versenden, ohne eine Postfach zu verwenden. Diese Variante funktioniert aber nur für internen Mailversand - Office 365 leitet keine Mails an Benutzer außerhalb Ihrer Organisation weiter.
Früher war es sehr einfach, Office auf einem Terminal Server zu installieren. Heutzutage ist die Installation auf einem RDP-Server komplizierter geworden. Nicht aufgrund der Installation, sondern aufgrund der Lizenzbedingungen. Denn ein Office 2016 kann nicht mehr einfach auf einem RDP-Server bereitgestellt werden - wenn es sich nicht um eine Volumenlizenz handelt, funktioniert die Installation zwar, aber danach startet das Office leider mit einer Fehlermeldung.
Eine Alternative bietet sich an, wenn man Office 365 lizenziert hat. Die Installation ist allerdings wiederum nicht mit dem Aufrufen des Setups getan, da Office 365 eine alterantive Installationsmethode benötigt. Office 365 wird durch das Office Deployment Tool bereitgestellt, dass man bei Microsoft herunterladen kann.
Die eigentlichen Installationschritte sind recht simpel. Office 365 wird in Form eine App-V Pakets installiert, dass von Microsoft bereitgestellt wird. Das Paket wird direkt bei Microsoft heruntergeladen, man benötigt also keine Installations-CD mehr. Das Herunterladen wird durch das Deployment Tool initialisiert.
Damit nur die notwendigen Komponenten heruntergeladen werden, kann man dem Deployment-Tool über eine Konfigurations-Datei (Configuration.XML) sagen, welche Teile des Office-Paktes bereitgestellt werden sollen. Die Standarddatei sieht so aus:
<Configuration> <Add OfficeClientEdition="32" Channel="Current"> <Product ID="O365ProPlusRetail"> <Language ID="en-us" /> </Product> <Product ID="VisioProRetail"> <Language ID="en-us" /> </Product></Add><!-- <Updates Enabled="TRUE" Channel="Current" /> --><!-- <Display Level="None" AcceptEULA="TRUE" /> --><!-- <Property Name="AUTOACTIVATE" Value="1" /> --></Configuration>
Mit Office 365 steht Ihnen seit einiger Zeit die Möglichkeit zur Verfügung, eine Multifaktor-Authentifzierung zu aktivieren, um die Sicherheit beim Login zu erhöhen. Was MFA ist, warum man es aktivieren sollte und wie das geht, zeigt Ihnen dieser Artikel.
MFA steht für Multifaktor-Authentifizierung und bezeichnet ein Verfahren, bei dem ein Benutzer sich über mehrere Kritieren identifizieren muß. Klassischerweise identifiziert man sich über eine Kennwort, aber die reine Kenntwortauthentifizierung ist aus verschiedenen Gründen nicht wirklich sicher, denn so ein Kennwort kann z.B. abhanden kommen (jemand hat den Sticker unter der Tastatur gefunden) oder gehackt werden. Das ist vor allem schon deshalb sehr unangenehm, weil Kennwörter aufgrund der Komplexität oft schwer zu merken sind und von vielen Benutzern einfach nur mit einem Zähler versehen werden. Mit Wörterbuchattacken ist es außerdem oft sehr einfach, ein Kennwort innerhalb kurzer Zeit zu hacken.
Die Idee hinter der Multifaktorauthentifizierung ist nicht neu. Schon Windows 2000 hat die Authentifizierung über Smartcards erlaubt. Mit MFA werden neben dem Geheimnis, das der Benutzer und der Anmeldeserver kennen (das Passwort), weitere Authentifzierungen gefordert. Bei der Smartcard ist das neben der PIN eben die Smartcard, die in den Leser geschoben werden muß. Bei RSA-Tokens ist das ein alle 30 Sekunden neu generierter Zahlencode. Der Vorteil liegt darin, dass die Kenntnis des Kennworts nicht ausreicht, um an die Benutzerdaten zu gelangen. Es wird mind. ein zweiter Faktor benötigt - in den meisten Fällen ein Stück "Hardware" - um die Authentifzierung abzuschließen. So ein Stück Hardware kann dabei prinzipiell alles sein, auch ein spezifisches Geräte. Das macht sich Microsoft z.B. mit Windows Passport zunutze, indem die Authentifizerung mit einer einfachen PIN durchgeführt wird, aber immer an ein spezifisches Geräte gebunden ist.
Meistens ist so ein Stück Hardware aber teuer. Ein RSA-Token kostet pro Token viel Geld, für Smartcards benötigt man neben der Smartcard auch noch ein Lesegerät. Heutzutage trägt aber fast jeder ein Token freiwillig überall mit sich herum - das Smartphone. Daher ist MFA heutzutage recht erschwinglich geworden. Einmalcodes, wie Sie von RSA-Tokens generiert werden, können nämlich z.B. auch durch die Microsoft Authenticator App generiert werden, die auf allen mobilen Plattformen (Windows Phone, Android, IOS) zur Verfügung steht. Alternativ können Tokens auch per SMS oder Anruf übertragen werden.
Office 365 unterstützt über die Azure AD Integration seit einiger Zeit auch die MFA per Smartphone. Die Einrichtung hierfür ist recht simpel. Gehen Sie ins Office 365 Admin-Center, wählen Sie unter Users > Active Users einen Benutzer aus, und wählen Sie im Benutzermenü "Manage Multi-factor Authentication".
SQL-Server kann direkt aus dem SQL-Server heraus mails versenden und nutzt dafür ein System, dass sich SQL Server database mail (SQL Server Datenbankmail) nennt. Database mail kann allerdings nicht direkt versenden, sondern benötigt ein mail relay, also einen Mail-Server, der die Daten weiterleitet. Wenn Sie hierfür Office 365 einsetzen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Richten Sie zuerst in Office 365 einen neuen Benutzer ein. Der Benutzer benötigt eine Lizenz für Exchange - wählen Sie erste eine Komplettlizenz für den Benutzer aus und entfernen Sie dann die Lizenzen für die anderen Dienste. Ganz wichtig - melden Sie sich jetzt einmal mit dem Benutzer an! Der Benutzer muss sein Kennwort ändern. Wenn Sie das nicht tun, wird database-mail am Server keine Anmeldung durchführen können - stattdessen erhalten Sie eine Fehlermeldung:
"The SMTP server requires a secure connection or the client was not authenticated. The server response was: 5.7.1 Client was not authenticated".
Nach der Änderung des Kennworts wechseln Sie im Menü oben rechts auf "outlook" und stellen im Assistenten die Zeitzone und das Land ein. Im Outlook-Fenster können Sie jetzt auf das Zahnrad oben rechts gehen und Optionen auswählen. Hier finden Sie jetzt unter "Einstellungen über POP oder IMAP" den Mailserver, den Sie als Empfänger angeben müssen. Nun öffnen Sie die Database-Mail-Einstellungen und konfigurieren den Server:
mailserver: smtp.office365.com (oder was immer bei Ihnen eingestellt war)
SSL-Verschlüsselung aktiv
Basis-Authentifizierung (mit den Benutzerdaten)
Mit diesem Artikel beginne ich eine kleine Serie zum Thema Office 365 Benutzerverwaltung. Im ersten Teil möchte ich erst einmal klären, wie Office 365 und Azure AD zusammen hängen und wofür man den Azure AD Sync Dienst und Active Directory Federation Services (ADFS) benötigt.
Azure AD (Actice Directory) ist ein Benutzerverzeichnis, das von Microsoft ohne Installation eines eigenen Servers auf den Microsoft-Servern bereitgestellt wird. Office 365 verwendet Azure AD zur Speicherung Ihrer Office 365 Benutzerkonten. Dafür wird beim Anlegen eines Office 365-Accounts automatisch ein Azure-AD Verzeichnis angelegt.
Azure AD speicher Ihre Benutzerinformationen. Immer, wenn Sie im Office 365 einen neuen Benutzeraccount anlegen oder Benutzerinformationen ändern, werden tatsächlich Änderungen im Azure AD durchgeführt.
Um zu verhindern, dass Ihre Benutzer sich mehrere Kennwörter merken müssen – eins für Ihr Outlook und Sharepoint, und eins für Ihre lokale Anmeldung am PC – hat Microsoft die Möglichkeit zur Verfügung gestellt, Ihre Benutzerkonten ins Azure AD zu synchronisieren. Dafür benötigen Sie ein Tool namens Azure AD Sync (ehemals Dirsync), das Sie auf einem Server in Ihrem Netzwerk installieren („On Premise“). AAD Sync prüft in regelmäßigen Abständen Ihre Verzeichnisse (lokales AD oder, wenn eine Rücksynchronisation gewünscht wird, auch Ihr Azure AD) und synchronisiert Daten wie Kennwörter zwischen den Verzeichnissen. Die synchronisierten Verzeichnisse bleiben nach wir vor getrennt, aber die Daten können auf dem gleichen Stand gehalten werden. Die Synchronisation kann jederzeit abgebrochen werden.
Durch AAD Sync brauchen Ihre Benutzer sich nur noch ein Kennwort zu merken, da die Kennwörter im lokalen AD und im Internet immer gleich sind. Was Azure AD jedoch nicht leisten kann ist ein Single Sign on, wie er normalerweise auf einem Domänen-PC ausgeführt wird. Das bedeutet, daß z.B. der Zugriff auf Ihren Office 365 Sharepoint eine zusätzliche Anmeldung auf der Sharepoint Website erfordert, auch wenn das Kennwort lokal wie auf dem Sharepoint dank Azure AD das gleich ist. Um einen Single Sign on zu ermöglichen, benötigen Sie ADFS (Active Diretory Federation Services).
Damit Ihre Benutzer nicht für jede Office 365 Ressource eine Anmeldung durchführen müssen, sondern wie in einem lokalen Netzwerk üblich nur eine Anmeldung am PC durchführen und dann Zugriff auf alle Ressourcen haben, benötigen Sie Active Directory Federation Services (ADFS).
ADFS ist ein Dienst, der dazu dienst, die Anmeldungen von Websites „befreundeter“ Unternehmen in Ihr AD umzuleiten. Ein Beispiel für ähnliche Dienste, die Sie vermutlich zumindest schon oft gesehen haben, sind die Anmeldungen auf Websites via Google oder Facebook.
Anstatt auf einer Website ein neues Benutzerkonto anzulegen, verwenden Sie einfach Ihren Google-Account. Das Prinzip dahinter funktioniert so, dass die Website, an der Sie sich anmelden, Ihren Client im Hintergrund an den Anmeldeserver von Google weiterleitet. Ihre Google-Anmeldeinformationen werden von Google überprüft, und wenn Sie sich korrekt angemeldet haben, wird Ihrem Client ein Anmeldetoken ausgestellt und digital signiert (vor Änderungen geschützt und mit einem Stempel versehen, der sicher stellt, dass das Anmeldetoken wirklich von Google erzeugt wurde). Dieses Anmeldetoken gibt Ihre Clientsoftware an die Website zurück. Da die Website google vertraut, kann Sie nun die Anmeldeinformationen von Google verwenden, um für Sie ein Konto zu erstellen, dass mit dem Google-Konto verknüpft ist.
Benutzereinstellungen in Office 365 kann über die Weboberfläche mühsam sein, da das Webinterface nicht unbedingt schnell ist. Außerdem möchte man eine große Anzahl von Änderungen auch ungerne per Hand eintickern. Aber zum Glück kann man in Office 365 ja alles über Powershell steuern. ;-) Im folgenden Beispiel zeige ich, wie man Adressbuch-Informationen in Exchange Online setzt, aber die meisten anderen Einstellungen lassen sich genauso leicht konfigurieren.
Zuerst muß man den Microsft Online Services Anmelde-Assistenten für IT-Experten RTW (sprechen Sie das 10 mal hintereinander schnell aus) und das Azure Active Directory-Modul für Windows Powershell installieren. Anschliessend können Sie eine Powershell-Konsole öffnen und sich mit Office 365 verbinden:
# die Office 365 Anmeldedaten abfragen und speichern
$UserCredential = Get-Credential
# Mit den Anmeldedaten eine Verbindung mit Microsoft Online (MSol) herstellen
Connect-MsolService -Credential $UserCredential
# Jetzt eine Remote-Sitzung zu einem Server herstellen
$ExchangeSession = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri "https://outlook.office365.com/powershell-liveid/" -Credential $UserCredential -Authentication "Basic" -AllowRedirection
# Die Powershell-Befehle der Remote-Sitzung können auf den lokalen Rechner importiert werden
Import-PSSession -Session $ExchangeSession
# Alle User anzeigen
Get-User
# Und die Telefonnummer eines Users verändern
Get-User -Identity holger.voges | Set-User -Phone
Um eine Gruppe von Benutzern aus einer CSV-Datei heraus zu ändern, ist direktes Pipen der Daten aus dem csv-Datei, wie es mit den AD-Cmdlets seit Windows Server 2012 geht, leider nicht möglich. Hier behelfen wir uns mit einem kleinen Workaround. Gehen wir davon aus, dass wir eine csv-Datei mit Benutzerdaten haben, deren Inhalt ungefährt so aussieht:
"Name","Company","Phone"
"dummy.user","Netz-Weise","0511-16592599"
"holger.voges","Netz-Weise","0511-1659250"
"julia.voges","Netz-Weise","0511-16592512"
